Mengatasi Keribetan Komunikasi saat Pandemi

Pandemi ini membuat aktivitas kita menjadi terbatas. Tetapi, itu tidak berarti kegiatan komunikasi kita terputus. Kita masih bisa melakukan banyak hal, walaupun itu harus menggunakan cara baru seperti komunikasi jarak jauh melalui sambungan video atau bertransaksi secara online.

Berbagai aktivitas dalam jaringan itu tak pelak menimbulkan lebih banyak kendala dalam berkomunikasi. Mungkin Anda termasuk salah satu di antara orang-orang yang merasakan? Yuk, simak kiat-kiat berikut tentang menanggulangi masalah komunikasi dalam jaringan.

Sediakan piranti yang mendukung

Tidak hanya soal menyediakan komputer maupun gawai yang andal, tetapi juga soal jaringan internet. Tidak semua wilayah terlayani oleh pilihan penyedia jasa internet yang bervariasi. Ada wilayah yang hanya dilayani oleh satu penyedia layanan internet (ISP/internet service provider). Mau tak mau, pengguna harus mengandalkan penyedia layanan internet satu-satunya itu.

Oleh karena itu, sebelum memasang piranti internet seperti wi-fi, Anda perlu mencari tahu ISP mana saja yang menjangkau wilayah Anda. Setelah memasang wi-fi, pastikan Anda menyimpan nomor narahubung ISP wilayah Anda. Ini untuk memudahkan Anda menghubungi mereka ketika sewaktu-waktu terjadi kendala teknis pada jaringan internet.

Pastikan Anda mudah dihubungi

Pekerjaan jarak jauh membutuhkan kelancaran komunikasi. Apalagi pekerjaan yang menuntut respon cepat seperti customer service dan koordinasi antarrekan kerja, di mana Anda harus selalu sedia dalam jaringan setiap saat. Saking pentingnya respon cepat, sampai-sampai Anda dilarang offline saat jam kerja.

Namun itu tidak berarti pelanggan dan rekan kerja berhak menghubungi Anda kapan saja. Anda harus menetapkan hari dan jam tertentu di mana mereka boleh menghubungi Anda. Tegaskan pada pelanggan bahwa Anda tidak melayani mereka di luar hari dan jam kerja. Beri tahu pula pada rekan kerja untuk tidak menghubungi Anda saat larut malam atau akhir pekan tentang pekerjaan non-urgen. Ingatlah bahwa Anda sebagai pekerja juga berhak atas waktu istirahat.

Sesuaikan media komunikasi dengan tujuan

Tidak ada pakem yang mutlak dalam penggunaan media komunikasi. Namun, janganlah Anda memaksakan diri menjelaskan sesuatu secara panjang-lebar dalam pesan singkat atau SMS, karena ia lebih efektif untuk menyampaikan pemberitahuan singkat.

Manfaatkanlah email untuk keperluan tawaran atau penjelasan yang banyak mengandung perincian teknis. Gunakan telepon jika komunikasi Anda bersifat mendesak atau memerlukan timbal-balik segera. Jika terdapat suatu hal yang sulit disampaikan lewat alat komunikasi, barulah Anda bisa membuat janji bertemu langsung.

Berkomunikasi dengan terampil

Komunikasi adalah salah satu keterampilan hidup yang bisa diasah. Hal paling utama dalam berkomunikasi adalah sikap dan penyampaian yang ramah. Tutur kata yang sopan juga memengaruhi penerimaan lawan bicara terhadap komunikasi kita. Selain itu, perlu juga membaca gestur atau nada lawan bicara untuk mengetahui tingkat kenyamanan mereka berinteraksi dengan kita. Apabila mereka terihat tidak nyaman, kita bisa mengganti dan menyesuaikan pendekatan komunikasi.

Terkadang perbedaan persepsi timbul di antara dua pihak yang sedang berkomunikasi. Karena itu, kita perlu memberi lawan bicara kesempatan untuk bertanya dan mengklarifikasi apa yang telah kita sampaikan. Di lain waktu, kita juga perlu memberanikan diri untuk bertanya apabila lawan bicara kita tidak memberi penjelasan lebih lanjut. Penting untuk membangun kesamaan persepsi dalam topik pembicaraan agar kita bisa memahami sudut pandang lawan bicara dalam menyampaikan sesuatu.

Nah, demikianlah kiat-kiat berkomunikasi jarak jauh yang bisa Anda terapkan dalam kehidupan sehari-hari. Ingatlah bahwa komunikasi merupakan suatu seni dan tidak memiliki aturan pasti yang bisa diterapkan dalam berbagai kondisi. Kuncinya adalah peka dan mau beradaptasi. Selamat mencoba!